Het is een tijd van stoppen en heropstarten. Kiezen voor bewust stoppen, reflecteren en (opnieuw) proberen. In turbulente contexten als deze waar onze gedrag fors beĂŻnvloed wordt is het aloude spreekwoord van Charles Darwin meer dan ooit actueel. Dat het niet die sterkste, noch de slimste zijn de overleven maar wel zij die zich best kunnen aanpassen aan verandering. Dus bij deze hoe ga jij om met deze veranderingen. Hoe wendbaar stel jij jou op? Hoe wendbaar is jouw team? Is jouw organisatie?
Vorige week zijn we gestart met een 5delige reeks over terug- en vooruitblikken op remote en hybride werken. Vorige week gingen we in op de persoonlijke experimenten en benoemden we 4 fundamenten die voor organisaties verdere versteviging vergen om een zo goed mogelijk overgang te kunnen maken van het huidige remote werken naar het nieuwe werken. Hoe zorg je ervoor dat je de terugkeershock – waar antropologen als Jitske Kramer het over hebben – tot een minimum beperkt? Ik ben ervan overtuigd dat sleutel zit in het verstevigen van deze fundamenten.
- fundament 1: kies voor een flexibel werkkader en co-creatie
- fundament 2: maak de koppeling met jouw bedrijfscultuur
- fundament 3: scherp jouw leiderschapsvisie aan voor de nieuwe context
- fundament 4: engagement verankeren
Vandaag wil ik graag de eerste met jullie aanvliegen. De volgende weken volgen de andere fundamenten…
Fundament 1: kies een voor een flexibel werkkader en co-creatie
Eerst en vooral gaat het over het erkennen van de kracht van hybride werk. Die kracht schuilt in focus en aandacht als een soort van “bedolven schat”. Dit zichtbaar maken en ons daarop te organiseren daar zit munt in. Daar ben ik rotsvast van overtuigd. En niet enkel munt maar ook veel voldoening en flow zoals ik het graag benoem 🙂
1/ Aandacht als hoogste goed
Zij die al inspiratie sessies bij me gevolgd hebben, zijn er al in mee dat aandacht management het nieuwe time management is. Want tijd is niet rekbaar maar aandacht wel. Dus plan de activiteiten in functie van de aandacht. Bouw focusblokken is. Het is iets waar ik persoonlijk al jaren mee aan de slag ben en wat nu in deze corona tijden aan belang wint.
Deloitte beschreef het als volgt: ” the lockdown unlocked real work“. Er is overigens onderzoek gebeurd bij 15.000 deelnemers in USA. De resultaten geven aan dat mensen aangeven meer efficiĂ«nt te kunnen werken van thuis uit tijden COVID dan dat ze konden doen op hun werkplek voor COVID. De veronderstellingen zijn dat de shift naar thuiswerk productiviteit met 2.4% kan verhogen. (En er wordt hier ook aangegeven dat dit cijfer een understatement is omdat veel van dit onderzoek ook rekening houdt met effectieve lock-down, ziekte, zorgen voor kinderen. Wat alles behalve de ideale context is bij “werken van thuis”.)
En ook deze quote van Isabel De Clercq trok mijn aandacht. Ze schreef overigens een mooi pleidooi pro hybride werk, je kan het hier vinden.
“De nieuwe luxe is geen Tesla waarmee we uren in de file staan.
Isabel De Clercq
De nieuwe luxe is de keuze te hebben thuis ongestoord te kunnen doorwerken.”
Als fervent thuiswerker sinds jaren kan ik dit alleen maar beamen. Ik hoop dan ook dat veel organisaties dit elan verder zullen zetten en niet zomaar naar die oude “gewoontes” zullen grijpen eens het verplicht thuiswerken stopt. Om de kracht van focus Ă©cht te snappen wil ik graag volgende quote met je delen….
“A fractured hour isn’t really an hour – it’s a mess of minutes. It’s really hard to get anything meaningful done with such crummy input. A quality hour is 1×60, not 3×13. A quality day is at least 3×60 and not 3x13x3.”
– Jason Fried – It doesn’t have to be crazy at work.
Want het zijn die (nutteloze of schijnbaar dringende) onderbrekingen waar we er de laatste jaren allemaal zo veel van hadden die ons vaak de das om doen. Zo’n onderbrekingen de ganse dag door kosten ons erg veel energie, tijd en resultaat. En daar kunnen we nu samen Ă©cht een andere weg inslaan. Wat denk je? Overtuigd?
2/ Flow stimuleren is winst genereren
Of misschien nog even dit Mc Kinsey heeft jaren terug onderzoek gedaan naar de “flow” staat van medewerkers. De “state-of-mind” waarin we meest betrokken, gedreven en gefocust zijn. En zo blijkt zijn we tijdens flow tot 5 keer zo productief zijn. En dat we eigenlijk gemiddeld gezien maar 10% van onze tijd in die state of mind vertoeven? Sta er eens bij stil …
Ja, dan is de vraag… Hoe kunnen we flow bevorderen? Wel Ă©Ă©n van de elementen is kiezen voor focus en aandacht.
Dus dit moment is een uitgelezen kan om het samenwerken in jouw organisatie hier ook meer de vruchten van te laten plukken. Vanuit Flowspire zetten we ook groeitrajecten op om meer flow te krijgen op de werkvloer. Aspecten om flow te stimuleren, wendbaarheid van medewerkers en de organisaties gaat an sich veel verder dan aandacht. Het gaat over energie van de medewerkers, heldere doelen, de manier van communiceren en samenwerken.
Anders vergaderen is er ook Ă©Ă©n van. Dit momentum is een kans om hier anders naar te kijken. Om nieuwe gewoontes te installeren die ons helpen. Doe eens de oefening met jouw team en reflecteer over. Wat wil je stoppen? Wat wil je behouden? Wat wil je starten? Heel simpel, da’s waar. Maar bijzonder krachtig. Dat kan ik alleen maar beamen.
Want geef nu toe standaardvergaderingen worden vaak opgezet voor een uur maar misschien kan dat wel in 15 minuten Ă©n met minder mensen? Lange vergaderingen van 3u zijn sowieso contraproductief. Misschien zijn er interessante mengvormen een synchrone opstart van het debat en dan een asynchrone scherpstelling. Zo komt iedereen aan de beurt en krijg je meer diepgang en niet enkel de luidst roepende en hetgeen top-of-mind is.
3/ Groeien in virtueel werken
Matt Mullenberg, CEO van Automatic, is sinds jaren ervaringsdeskundige op vlak van remote werken. Hij onderscheidt vijf niveaus van werken op afstand.
In niveau Ă©Ă©n gebeurt alle werk op kantoor. In niveau twee kopiĂ«ren we de fysieke gewoontes naar de digitale wereld. Dat niveau resulteert in een verhoogd aantal burn-outs, aldus Mr. Mullenberg. Isabel De Clercq heeft het hier ook over het niveau met “digitale koppijn” en hoe je dat door te groeien naar de volgende niveaus klein kan krijgen.
In niveau drie verkennen we de voordelen van de digitale tools. In niveau vier gaan we naar een gezonde balans tussen asynchroon en synchroon samenwerken. Niveau vijf bestempelt hij als het nirvana.
Zodus, op welk niveau werken jullie vandaag? En hoe blikken jullie hier in vooruit? Wat reiken jullie medewerkers aan om te stijgen in dat niveau? Welke afspraken maken jullie in remote / hybride werken? En ben je hierover in gesprek met de medewerkers?
4/ Balanceren tussen synchroon en asynchroon
Vanuit mijn persoonlijke ervaring, geloof ik oprecht dat verbinding ook remote kan en dat dit bij ons allen rust, tijd, focus en scherpte schept die alles en iedereen ten goede kan komen.
Maar natuurlijk is de toekomst van werken geen verhaal van fulltime verplicht thuiswerk. De toekomst is hybride. Dat gaat over een gezonde mengeling tussen digitale en fysieke activiteiten. Een mix van samen en alleen werken. Niet enkel op kantoor of thuis maar ook op verschillende locaties die we zelf kiezen en die evenwaardig zijn.
Alles afhankelijk van het soort werk, de gewenste interactie Ă©n de persoonlijke voorkeuren. Er is hier geen “one-size-fits-all”. Elke werknemer, elk team, elke afdeling heeft andere taken, behoeftes en verwachtingen. Daarom is er nood aan een breder kader, waarbinnen voldoende vrijheid ontstaat om deels op kantoor en deels thuis te werken. Geen regeltjes, wel principes.
5/ Een kader scheppen
En om die balans helder te krijgen is het belangrijk om richting te geven, een helder kader. Het gaat over inzichten aanreiken over waar we vandaag staan als organisatie en waar we naar toe willen. Hoe kijken wij naar samenwerken vandaag en straks als we dat mondmasker in de kast mogen opbergen…
Heel wat bedrijven zijn hier momenteel mee aan de slag:
- Telenet heeft dit moment ook gegrepen om een nieuw kader te scheppen. Hier een artikel uit de tijd
- Unilever gaat nooit meer fulltime naar kantoor. Alan Jopman, topman bij Unilever, gaat ervan uit dat kantoorpersoneel in het eerste kwartaal grotendeels thuis zal werken. Daarna zal een hybride model ingevoerd worden, waarbij werknemers afwisselend thuis en op kantoor zullen werken.
- Ook Siemens past zijn kantoorbeleid aan, maar gaat nog een stap verder dan veel bedrijven: in plaats van werknemers voor altijd vanuit huis te laten werken, mogen medewerkers voortaan hun werkplek kiezen. Het Duitse conglomeraat heeft een ‘work from anywhere’-beleid aangekondigd: medewerkers mogen voortaan twee tot drie dagen per week werken waar ze willen. Dat kan vanuit huis zijn, maar ook bijvoorbeeld vanuit een koffietent, een coworking ruimte of het kantoor van de klant.
- Maar ook heel recent een bericht van Axa die ik ontdekt heb via Isabel Declercq. Waar ze weg gaan van een vast aantal dagen per week. Je leest tussen de lijnen door dat er meer gedacht wordt vanuit de activiteiten, vanuit de taken. En dat we weg moeten van de ‘one size fits all’.
6/ Kies voor flexibele co-creatie
Hoe neem je mensen hier nu in mee? Hierna lees je een project van de afgelopen maanden waar we co-creatie ingezet hebben om tot een gedragen kader te komen.
In samenwerking met Lara Donners van Congaz heb ik onder de Flowspire vlag in opdracht voor Lantis op een co-creatieve wijze gebouwd aan het kader voor hybride werk.
Aan de hand van discussiegroepen en vragenlijsten hebben een participatief verhaal opgezet om zo tot gedragen principes te komen waarmee Lantis nu verder aan de slag gaat. Iets wat ook doorheen het proces opnieuw opgenomen zal worden als toetssteen.
Interesse? Schrijf ons aan voor een voorstel op maat.
Hier vind je meer referenties.
Volgende week neem ik jullie graag mee in het tweede fundament: maak koppeling met jouw bedrijfscultuur.
Van harte,
Julie Heyvaert
Bezieler – Flowspire